WERKNEMER EN BESTELAUTO
Als u aan uw werknemer een bestelauto ter beschikking stelt, zult u een loonbijtelling voor het privé-gebruik moeten doen. In een aantal situaties mag u de bijtelling voor het privé-gebruik van de bestelauto achterwege laten. U moet zich dan wel houden aan de volgende fiscale spelregels.
Verbod privé-gebruik bestelauto
Als u privé-gebruik van de bestelauto verbiedt, geldt de bijtellingsregeling niet. Hierbij gelden de volgende voorwaarden: 1) U legt uw verbod vast in een schriftelijke afspraak; 2) u ziet toe op de naleving van uw verbod en 3) bij overtreding van het verbod legt u een sanctie op.
Bij een controle door de Belastingdienst moet u uw toezicht aannemelijk kunnen maken door schriftelijke vastlegging in een aanvulling op de bestaande arbeidsovereenkomst. Daarom moet u uw waarnemingen vastleggen en bewaren bij uw loonadministratie. De sanctie bij overtreding van het verbod kan bestaan uit bijvoorbeeld een geldboete, het verhalen van de nageheven loonbelasting/premie volksverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet of zelfs ontslag van de werknemer.
Gebruik buiten werktijd
Kan uw werknemer een ter beschikking gestelde bestelauto niet buiten werktijd gebruiken, dan geldt de bijtellingsregeling voor privé-gebruik auto niet. Bijvoorbeeld indien een bestelauto buiten werktijd op uw bedrijfsterrein wordt weggezet.
Bestelauto vervoer goederen
Is een bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen, dan geldt de bijtellingsregeling voor privé-gebruik auto ook niet. Dat is bijvoorbeeld zo bij een auto met alleen een bestuurdersstoel en waarbij de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast. Als uw werknemer deze auto toch privé gebruikt, is de waarde in het economische verkeer van het privé-gebruik als loon te beschouwen. Deze waarde bepaalt u door het aantal privé-kilometers te vermenigvuldigen met de kilometerprijs van de bestelauto en verminderd met de eigen bijdrage van uw werknemer. Op kalenderjaarbasis mag de uitkomst niet negatief zijn. Uw werknemer hoeft geen rittenregistratie bij te houden
Collectieve afspraak
U kunt met de Belastingdienst ook een collectieve afspraak voor (een groep van) uw werknemers maken over het privé-gebruik van de bestelauto. Bijvoorbeeld afspreken dat privé-gebruik van een auto niet is toegestaan en daarop toezicht houden. De afspraak wordt schriftelijk vastgelegd. Uw werknemer kan deze afspraak als bewijsmiddel gebruiken en hoeft dan geen rittenregistratie bij te houden.
Doorlopend afwisselend gebruik
Als twee of meer werknemers een bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken, moet u in principe de normale regeling voor privé-gebruik auto toepassen. Maar dat kan in deze situatie moeilijk zijn. U hebt bijvoorbeeld vier bestelauto’s en acht monteurs. Bij een storing gebruiken ze willekeurig één van de beschikbare bestelauto’s. Dan is er sprake van doorlopend afwisselend gebruik en moet u eindheffing toepassen voor het privé-gebruik. Deze eindheffing bedraagt op jaarbasis een vast bedrag van Ä 300 per bestelauto. Bij een loontijdvak van een maand geeft u dan in elke aangifte loonheffingen Ä 25 per bestelauto aan. Uw werknemers hoeven geen rittenregistratie bij te houden en u kunt de loonbijtelling achterwege laten. Let op! Als uw werknemers een bestelauto om de week gebruiken is er geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik.
Bijtellen?
Is er geen sprake van de hiervoor genoemde situaties, dan mag u de bijtelling voor het privé-gebruik van de bestelauto alleen achterwege laten bij overtuigend bewijs dat uw werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt en ook als u van uw werknemer een kopie van zijn Verklaring geen privé-gebruik auto hebt gekregen. In beide situaties kan de werknemer het bewijs met een rittenregistratie leveren. Hierin moet hij elke zakelijke en privé-rit registreren.
Vereenvoudigde rittenregistratie
Bij veel ritten op een dag, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote (administratieve en financiële) last zijn voor u en uw werknemer, omdat de zakelijke ritten tijdens werktijd worden bijgehouden. Dan kan om praktische redenen het bewijs met een vereenvoudigde rittenregistratie geleverd worden. Hierbij geldt de voorwaarde dat u met uw werknemer schriftelijk hebt afgesproken dat deze een vereenvoudigde rittenregistratie heeft, dat privé-gebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en u in uw administratie informatie hebt over zakelijke bestemmingen.
Voor meer informatie kunt u mij altijd contacten.
Mr. Th. Gerritsen
gerritsenadvies@kpnmail.nl
«««